একটি জেলা পরিষদে প্রথম পর্যায় পাইলট হিসেবে চালু
জেলা ও উপজেলা পরিষদের প্রকল্প ও নথি ব্যবস্থাপনা
সরকারি বরাদ্দের প্রতিটি প্রকল্প ও দপ্তরের প্রতিটি নথি একটি ব্যবস্থায়, প্রস্তাব থেকে সমাপ্তি পর্যন্ত, প্রতিটি সিদ্ধান্ত কীভাবে নেওয়া হলো তার স্থায়ী ও অনুসন্ধানযোগ্য রেকর্ডসহ।
সমস্যাটি
রেকর্ড আছে। খুঁজে পাওয়াই সমস্যা।
একটি জেলা পরিষদ প্রতি বছর বহু প্রকল্প অনুমোদন, অর্থায়ন, পরিবীক্ষণ ও সমাপ্ত করে এবং প্রতিটি ধাপেই সরকারি পত্রযোগাযোগ তৈরি হয়। সেই কাজের রেকর্ড সাধারণত সম্পূর্ণই থাকে, তবে ছড়িয়ে থাকে রেজিস্টার, ফাইল, স্প্রেডশিট আর যে কর্মকর্তা কাজটি দেখেছিলেন তাঁর স্মৃতিতে।
দুই বছর বা দুই শাখা জুড়ে বিস্তৃত একটি প্রশ্নের উত্তর দিতে গিয়ে পুরো বিকেল খোঁজাখুঁজিতে চলে যায়, আর কর্মী বদলি হলে প্রাতিষ্ঠানিক জ্ঞানও দপ্তর ছেড়ে চলে যায়।
এটি যা করে
প্ল্যাটফর্মটি যা করে
প্রকল্পের জীবনচক্র ব্যবস্থাপনা
প্রস্তাব ও অনুমোদন থেকে বরাদ্দ, বাস্তবায়ন, পরিবীক্ষণ ও সমাপ্তি পর্যন্ত একটি প্রকল্প অনুসরণ করুন। প্রতিটি ধাপ তার তারিখ, নথি ও সিদ্ধান্তসহ সংরক্ষিত থাকে।
নথি ব্যবস্থাপনা
সরকারি নথি নিবন্ধিত, শ্রেণিবদ্ধ ও সংশ্লিষ্ট প্রকল্প বা দপ্তরের অধীনে সংরক্ষিত। বিষয়, তারিখ, শ্রেণি বা সূত্র ধরে ফাইল কেবিনেট নয়, সেকেন্ডেই অনুসন্ধানযোগ্য।
সিদ্ধান্তের পূর্ণ রেকর্ড
কে কী অনুমোদন করেছেন, কখন এবং কোন ভিত্তিতে। নিরীক্ষা-সূত্র পরে যোগ করা কোনো প্রতিবেদন-ফিচার নয়; সিস্টেমটি শুরু থেকেই এভাবেই তথ্য সংরক্ষণ করে।
প্রতিবেদন
প্রকল্পের অবস্থা, বরাদ্দ ও ব্যয় এবং অনিষ্পন্ন বিষয়ের নিয়মিত প্রতিবেদন, পরিষদ সভা ও ঊর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষের জন্য হাতে সংকলন ছাড়াই প্রস্তুত।
ভূমিকাভিত্তিক প্রবেশাধিকার
কর্মকর্তারা তাঁদের পদ অনুযায়ী যা দেখার ও করার অনুমতি আছে তা-ই দেখেন ও করেন। প্রবেশাধিকার পদের ভিত্তিতে নির্ধারিত, তাই বদলি মানে পাসওয়ার্ড হস্তান্তর নয়।
একাধিক পরিষদের জন্য নির্মিত
শুরু থেকেই একটি প্ল্যাটফর্মে বহু পরিষদকে সেবা দেওয়ার জন্য পরিকল্পিত, প্রত্যেকের তথ্য আলাদাভাবে সংরক্ষিত, ফলে এক জেলায় প্রমাণিত ব্যবস্থা নতুন করে না বানিয়েই পরের জেলায় বিস্তৃত হয়।
অবস্থা
প্ল্যাটফর্মটি এখন যেখানে
প্রথম পর্যায় নির্মিত এবং একটি জেলা পরিষদে পাইলট হিসেবে সক্রিয় ব্যবহারে রয়েছে। পরবর্তী পর্যায়গুলো প্রকল্পের জীবনচক্রের পরিধি, প্রতিবেদন ও আন্তঃদপ্তর কর্মপ্রবাহ বিস্তৃত করবে, সরাসরি পাইলট থেকে পাওয়া শিক্ষার ভিত্তিতে।
পরবর্তী পর্যায়ে যোগ দেওয়া পরিষদই তা গড়ে তোলে
প্রথম অংশগ্রহণকারীরা আমাদের নির্মাণকে প্রভাবিত করেন এবং নিজেদের দপ্তর আসলে যেভাবে চলে সেভাবেই গড়া একটি ব্যবস্থা পান। আপনার পরিষদ ডিজিটাইজেশন কার্যক্রমের পরিকল্পনা করলে, কার্যকর আলোচনাটি চাহিদা চূড়ান্ত হওয়ার আগেই হওয়া উচিত।
সরাসরি উত্তর
প্ল্যাটফর্ম সম্পর্কে প্রশ্ন
পরিষদ প্রকল্প ও নথি ব্যবস্থাপনা সিস্টেম কী?
এটি বাংলাদেশের জেলা ও উপজেলা পরিষদের জন্য শিক্ষানেট টেকনোলজিসের তৈরি একটি ই-গভর্নেন্স প্ল্যাটফর্ম। এটি সরকারি বরাদ্দের প্রকল্প তার পূর্ণ জীবনচক্র জুড়ে পরিচালনা করে এবং দপ্তরের নথি একটি স্থায়ী, অনুসন্ধানযোগ্য রেকর্ডে পূর্ণ নিরীক্ষা-সূত্রসহ সংরক্ষণ করে।
প্ল্যাটফর্মটি কি এখন ব্যবহারে আছে?
প্রথম পর্যায় সম্পন্ন এবং একটি জেলা পরিষদে পাইলট হিসেবে সক্রিয় ব্যবহারে রয়েছে। পরবর্তী পর্যায়গুলো জীবনচক্রের পরিধি, প্রতিবেদন ও আন্তঃদপ্তর কর্মপ্রবাহ বিস্তৃত করবে।
একাধিক পরিষদ কি একটি ইনস্টলেশন ব্যবহার করতে পারে?
হ্যাঁ। প্ল্যাটফর্মটি বহু-পরিষদ স্থাপত্যে চলে, যেখানে একটি অভিন্ন ইনস্টলেশনে প্রতিটি পরিষদের তথ্য আলাদাভাবে থাকে, ফলে এক জেলায় প্রমাণিত ব্যবস্থা নতুন করে না বানিয়েই অন্যদের জন্য বিস্তৃত করা যায়।
নিরীক্ষা ও জবাবদিহিতে প্ল্যাটফর্মটি কীভাবে সহায়তা করে?
প্রতিটি অনুমোদন ও সিদ্ধান্ত তার প্রণেতা, সময় ও সংশ্লিষ্ট নথিসহ একটি অপরিবর্তনীয় নিরীক্ষা-সূত্রে সংরক্ষিত হয়, এবং প্রবেশাধিকার ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্ট ভাগাভাগি নয়, সরকারি পদের ভিত্তিতে দেওয়া হয়।
ডিজিটাইজেশন কার্যক্রমের পরিকল্পনা করছেন?
দরপত্র, পাইলট প্রোগ্রাম বা আপনার দপ্তরের পরিকল্পিত কোনো ব্যবস্থা নিয়ে কারিগরি আলোচনার জন্য আমাদের টিম সাক্ষাতে প্রস্তুত।